機電與汽車工程學院教學秘書職責（試行）
教學秘書學院教學組織、管理本系教學工作的助手和參謀，是學院與教務處及相關部門溝通的橋梁。教學秘書應在教學院長的領導下，協助抓好各專業教學計劃的實施，做好教學組織、學籍管理、教學質量管理等方面的工作，維護教學秩序的穩定。
一、教學組織工作
1、根據學校下達的教學指令，協助各系拟定本系教學計劃實施方案，于放假前一個月将下學期的教學計劃實施方案報教務處；
2、根據課程改革需要，組織并協助教研室主任及相關教師制定、修訂課程教學大綱和實踐性環節教學大綱。
3、負責本系日常有關調課事宜，并報教務處備案；
4、負責通知安學生的實習、實驗、實訓、課程設計、畢業設計等實踐課程。做好畢業設計資料、論文的管理工作。
5、發放并收取各系各課程教學日曆，一份存檔；
7、組織各任課教師做好期末考試準備，及時報送試題和成績。
8、組織提醒各系發放任課教師“教學任務書”。
9、協助學院做好各階段各類教學活動的總結分析工作。
10、教學秘書在學期開始前應主動協助教研室主任做好與外聘教師聯系，告之其上課的具體時間和地點；開學第一周，再次提醒，确保教學秩序的正常進行。
二、教學行政及學籍管理工作
1、協助做好學生入學注冊、離校工作，并及時向教務處上報學生流動情況；
2、每學期協助輔導員做好成績的登記。
3、協助輔導員做好補考的成績登記工作；
4、做好學生重修課程的組織和管理工作；
5、做好畢業班學生成績的核查上報工作。
6、按學院要求做好各類考試及選修課的報名工作，整理名單并按教務處指定格式用電子表格報盤。
三、教學質量管理工作
1、開學檢查教師備課情況、學生上課到位情況及教材到手情況，并及時反映給相關領導。
2、教學秘書需定期協助教研室主任檢查教師教學進度的實施情況；
四、檔案管理及其它工作
1、及時做好有關教學方面的報表填寫，文件的收發、傳遞；
2、做好教學資料的整理、歸檔工作；
3、完成院領導交辦的其它工作。
教學檔案的範圍
教學檔案是教學管理的一個重要内容，校、系（部）、教研室都要建立教學檔案。教學檔案的範圍：
1、上級教育主管部門及學校下達的政策性、指導性文件及有關規定；
2、教學基本建設的各種規劃和計劃；
3、自編教材、教學參考資料，實驗指導書、習題集、試題庫（試卷庫）、試卷分析以及各種聲像資料等；
4、教學工作計劃，教學日曆、教學計劃、大綱和課程學期授課計劃，教案、教師教學情況記載本，課程教學總結，實習總結；
5、課程設計任務書、畢業設計（論文）任務書，優秀畢業設計（論文）；
6、學生學業成績、學籍變動情況，學生座談會記錄整理分析，畢業生質量跟蹤調查，畢業資格審核材料；
7、教學改革、教學研究活動計劃、總結、典型經驗材料和教學研究刊物；
8、教師業務檔案，各種獎勵及成果；
9、教師評教材料，督導組活動材料，教學工作會議紀要及有關資料等；
10、其它教學文件。
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